Yalın Bir Şirket Nasıl Anlaşılır?
- Konusuna odaklanmıştır, faaliyetleri dağılmaz ve tüm faaliyetler ana stratejiye hizmet eder.
- Kısa dönemli değil uzun dönemli sonuçlara ve yaklaşıma odaklanır.
- Müşteri için değerli olanı doğru okuyabilip ona uygun olarak israfdan arındırılmış süreçlerle hareket eder ve değeri çekerek akıtır.
- Ondan mal alanda, mal verende, çalışanda memnundur, kazan – kazan ilkesini yaşar
- Sürekli gelişen ve iyileşen sonuçlar alır.
- Öğrenmeyi amaç edinmiştir ve öğrendiğini işe, sonuca dönüştürür.
- İlk seferde doğru yapmayı hedefler ve bunun için gerekirse durur.
- Problemleri sever ve onları öğrenme fırsatı olarak görür.
- Yönetim kararları derinlemesine incelenerek ve tartışılarak ama uzlaşma ile çıkar.
- Değer yaratmak için süreçlerine en uygun teknik alt yapıyı kullanır.
- İnsan ve gelişimi ön plandadır, çalışanlar yetkilendirilirler.
- Yöneticiler liderdir, emretmezler destek olur ve beraber öğrenirler ve öğretirler.
- Hedefleri zorlayıcıdır ve muhakkak ulaşılır ama sonuçtan çok gidilen yol önemlidir.
- En iyi yöntem, kural bile değişmez değildir, sürekli sorgulanır ve gerekiyorsa hazmedilerek değiştirilir.
- Anlık hızı değil, toplamın ortalama hızı önemlidir.
- Şirketin her noktasında yalınlık ve değişim enerjisi hissedilir, gece dahi.
- Telaş, acele yoktur ama hız vardır.
- Problemler oluşur oluşmaz görülür hale gelecek şekilde kesintisiz bir süreç akışı ve görsellik vardır.
- Operasyonların performansı ve sorunları kolayca gözlenir.
- Yönetim sorunları yerinde görmeye önem verir ve gerçek bilgiyle hareket eder.
Yalın Dönüşüm Neden Gereklidir?
- Mevcut rekabet koşullarında var olmak ve varlığını devam ettirmek için gereklidir.
- En az kaynakla düzenli çıktı almanın bilinen en iyi yoludur.
- Müşterinin, çalışanın, çevrenin, toplumun ve hissedarın mutluluğunu sağlar.
- Gelişimin ve getirinin sürekliliğini sağlar.
Şirketinizi / departmanınızı nasıl yönetmek istiyorsunuz?
“Sonuçları elde ettiğiniz sürece onu nasıl yaptığınız beni ilgilendirmez.”
- Yukarıdan-aşağı Emir-kontrol
- Yetkiye dayanan bir organizasyon
- Çözümlere atlamak
- Sonuçlara müdahale ederek yönetmek
“Hedefe nasıl ulaşmayı düşündüğünüzle ilgili planlarınızı bana anlatın.”
- Sorumluluğa dayanan bir organizasyon
- Problemlerin kök nedenlerini keşfetmek
- Sonuçlara götüren sürecin kendisini ve ilgili araçları yönetmek
Nasıl Bir Yönetim Tarzı
- Sonuç odaklı ?
- Rakamlarla yönetim ?
- Hedeflerle yönetim ?
Hayır, pek doğru değil !
- Bizi sonuçlara götüren prosesin kendisini, araçları yönetmek.
- Dikiz aynasına bakarak yönetmek değil, direksiyona geçerek yönetmek.
- Problemleri çözmek,
- Anlaşma sağlamak,
- Sorumlulukları belirlemek,
- Çalışanları yönlendirmek ve onlara rehberlik etmek için
Nasıl bir süreciniz veya bir sisteminiz var?
A3 Nedir?
- Standart kağıt boyutudur (29,7 x 42 cm.)
- 1960 larda Toyota Kalite Çemberlerinde problem çözme formatı olarak kullanılmıştır
- Günümüzde Toyota’da tüm birimlerde ve seviyelerde problem çözme, teklifte bulunma, planlama ve durumu gözden geçirme için kullanılan standart bir formata dönüşmüştür.
- Format önemli olmamakla birlikte, önemli olan bu formatın arkasındaki düşünce tarzı ve prosesidir.
Bir A3…
- Büyük ya da küçük tüm planı, çalışmayı tek parça A3 kağıt üzerinde gösterir
- Mutlaka görsel ve yoğunlaştırılmış olmalı, sadece gerekenlere yer vermelidir.
- Bir öykü anlatır, bilmeyen birinin bile konuyu anlamasını sağlar, hazırlayanın önerisini aktarır, uzlaşma ve karar için zemin oluşturur.
- Bölümlere ayrılmış
- Mantıksal sıra ve yoğunlaştırılmış görsel bilgi
- Mevcut durum / hedefler
- Analiz
- Çözümler, önlemler
- Tavsiyeler, alternatifler
- Bölümlerin önemine göre yer ayrılmış
- Metin kenarlarında yeterince boşluk
- %70 doluluk
- Soldan sağa ve yukarıdan aşağıya
- Bölümler çerçevelenmiş
- Okuma sırası belirtilmiş
- Hazırlayan ve tarih belirtilmiş
Diğer avantajlarına ilaveten ve özellikle;
- Standart bir süreç olarak,
- Başkalarını ikna etmenizi ve
- Başkalarını ve Konuyu derinlemesine anlamanızı kolaylaştırır.
- Organizasyon içinde diyalogun gelişmesine yardımcı olur.
- Uzlaşıya varmayı
- Etkin ve hızlı iletişim kurmayı
- Problem çözme sürecini geliştirir.
- Çalışanların inisiyatif ve sorumluluk almalarını cesaretlendirir.
- Çalışanların aynı amaca yönelmelerini sağlar.
A3 Düşünme tarzının ardındaki 7 element
- Mantıksal düşünme süreci
- Objektif yaklaşım
- Sonuç ve süreç dengesi
- Bilginin sentezlenmesi, damıtılması ve görselleştirilmesi
- Hizalanma
- Uyumluluk ve tutarlılık
- Sistem bakışı
A3 kullanımından elde edilmesi hedeflenen amaç nedir?
- Odaklı bir raporlama tekniğidir, sadece probleme, sebebe ve çözüme odaklandığı için yönetim zamanını kazandırır.
- Problem çözme için düşünmeyi yönlendirici bir sistematik barındırır, PDCA çevriminin uygulanmasını temin eder.
- Bir sorunun çözümü veya hedefin ulaşılabilmesi için üst ve astın beraber çalışarak kişisel gelişime ve öğrenmeye hizmet eder.
- Stratejik hedeflere ulaşmada hizalanmayı ve hedefe ulaşılmasında ortak aklın kullanılmasını ve hedefin elde edilmesini sağlar.
İyi bir A3
- Arabaların parçalardan yapılması gibi bir A3 de olgulardan oluşur.
- Fakat bir depo dolusu parça nasıl araba değilse, yan yana dizilmiş olgular da bir A3 değildir.
A3 Düşünme
- PUKÖ’yü teşvik eder.
- Sorumlulukları ve sahipliği netleştirir.
- Gerçek problemler ve karşı tedbirler arasındaki ilişkiyi netleştirir.
- Bilgiye ve verilere dayalı etkin karşı tedbirlerin ve çözümlerin oluşturulmasına sebep olur.
- Organizasyonel ve operasyonel öğrenme aracı olarak görev yapar.
A3 Düşünme
A3 düşünme yaklaşımı, bireylerin, orta/üst kademe yönetimin ve sistemin “PUKÖ
Çevrimi yoluyla Organizasyonel öğrenme” si için düzenlenmiş prosesleri sağlar
A3 Rapor Formatı
A3 Raporu Hazırlama
- Başlık – Problemin, temanın veya konunun adını koyar
- Sahip / Tarih – Problem veya konunun sorumlusunun kim olduğunu ve son revizyon tarihini belirtir
- Geçmiş – İşin genel durumu ve konunun önemini tespit eder
- Mevcut Durum – Konu hakkında halihazırda ne bilindiğini açıklar
- Amaçlar / Hedefler – İstenen çıktıyı tanımlar
- Analiz – Mevcut durum ile istenen çıktı arasındaki farkın nedenlerini analiz eder
- Karşı Önlemler – Farkı kapatmak için bir dizi düzeltici faaliyet önerir
- Plan – Hedefe ulaşmak için kimin, neyi, ne zaman yapacağını belirler
- İzleme – Bir takip süreci tanımlar, kalan konuları önceden tahmin eder
A3’ü Kimler, Ne Amaçla Kullanabilir?
1.Her kademeden çalışanlar/bireyler,
2.Yöneticiler,
3.Örgütler..
A3’ü Kimler, Ne Amaçla Kullanabilir?
- Her seviyeden bireyler A3’ü :
- Projeler önermek,
- İnisiyatif almak,
- Konuya sahiplendiğini göstermek,
- Fikirleri satmak,
- Anlaşma sağlamak ve
- Öğrenmek
için bir araç olarak kullanabilirler.
- Yöneticiler A3’ü :
- koçluk etmek ve öğretmek;
- açık sorumluluğu, sahipliği ve yükümlülüğü atamak;
- kendine bağlı çalışanlardan iyi planlar elde etmek; ve
- çalışanlarına rehberlik etmek için kullanabilirler
- Örgütler A3’ü:
- kararları yerine getirmek,
- hedeflere ulaşmak ve işlerin yapılmasını sağlamak,
- insanları ve takımları ortak hedefler doğrultusunda hizalamak ve
- hepsinin ötesinde etkinlik, verimlilik ve iyileştirme için öğrenmek
amacıyla kullanabilirler.
A3 nerelerde kullanılır?
- Statü Raporlama, İletişim, gözden geçirme
- Problem çözme
- Stratejik planlama, politika oluşturma
- Teklif, fizibilite, öneri sunma
Bir cevap yazın