Bir Yönetim Aracı Olarak A3

Yalın Bir Şirket Nasıl Anlaşılır?

• Konusuna odaklanmıştır, faaliyetleri dağılmaz ve tüm faaliyetler ana stratejiye hizmet eder.
• Kısa dönemli değil uzun dönemli sonuçlara ve yaklaşıma odaklanır.
• Müşteri için değerli olanı doğru okuyabilip ona uygun olarak israfdan arındırılmış süreçlerle hareket eder ve değeri çekerek akıtır.
• Ondan mal alanda, mal verende, çalışanda memnundur, kazan – kazan ilkesini yaşar
• Sürekli gelişen ve iyileşen sonuçlar alır.
• Öğrenmeyi amaç edinmiştir ve öğrendiğini işe, sonuca dönüştürür.
• İlk seferde doğru yapmayı hedefler ve bunun için gerekirse durur.
• Problemleri sever ve onları öğrenme fırsatı olarak görür.
• Yönetim kararları derinlemesine incelenerek ve tartışılarak ama uzlaşma ile çıkar.
• Değer yaratmak için süreçlerine en uygun teknik alt yapıyı kullanır.
• İnsan ve gelişimi ön plandadır, çalışanlar yetkilendirilirler.
• Yöneticiler liderdir, emretmezler destek olur ve beraber öğrenirler ve öğretirler.
• Hedefleri zorlayıcıdır ve muhakkak ulaşılır ama sonuçtan çok gidilen yol önemlidir.
• En iyi yöntem, kural bile değişmez değildir, sürekli sorgulanır ve gerekiyorsa hazmedilerek değiştirilir.
• Anlık hızı değil, toplamın ortalama hızı önemlidir.
• Şirketin her noktasında yalınlık ve değişim enerjisi hissedilir, gece dahi.
• Telaş, acele yoktur ama hız vardır.
• Problemler oluşur oluşmaz görülür hale gelecek şekilde kesintisiz bir süreç akışı ve görsellik vardır.
• Operasyonların performansı ve sorunları kolayca gözlenir.
• Yönetim sorunları yerinde görmeye önem verir ve gerçek bilgiyle hareket eder.

Yalın Dönüşüm Neden Gereklidir?

• Mevcut rekabet koşullarında var olmak ve varlığını devam ettirmek için gereklidir.
• En az kaynakla düzenli çıktı almanın bilinen en iyi yoludur.
• Müşterinin, çalışanın, çevrenin, toplumun ve hissedarın mutluluğunu sağlar.
• Gelişimin ve getirinin sürekliliğini sağlar.

Şirketinizi / departmanınızı nasıl yönetmek istiyorsunuz?

“Sonuçları elde ettiğiniz sürece onu nasıl yaptığınız beni ilgilendirmez.”

• Yukarıdan-aşağı Emir-kontrol
• Yetkiye dayanan bir organizasyon
• Çözümlere atlamak
• Sonuçlara müdahale ederek yönetmek

“Hedefe nasıl ulaşmayı düşündüğünüzle ilgili planlarınızı bana anlatın.”

• Sorumluluğa dayanan bir organizasyon
• Problemlerin kök nedenlerini keşfetmek
• Sonuçlara götüren sürecin kendisini ve ilgili araçları yönetmek

Nasıl Bir Yönetim Tarzı

• Sonuç odaklı ?
• Rakamlarla yönetim ?
• Hedeflerle yönetim ?

Hayır, pek doğru değil !

• Bizi sonuçlara götüren prosesin kendisini, araçları yönetmek.
• Dikiz aynasına bakarak yönetmek değil, direksiyona geçerek yönetmek.
• Problemleri çözmek,
• Anlaşma sağlamak,
• Sorumlulukları belirlemek,
• Çalışanları yönlendirmek ve onlara rehberlik etmek için

Nasıl bir süreciniz veya bir sisteminiz var?

A3 Nedir?

• Standart kağıt boyutudur (29,7 x 42 cm.)
• 1960 larda Toyota Kalite Çemberlerinde problem çözme formatı olarak kullanılmıştır
• Günümüzde Toyota’da tüm birimlerde ve seviyelerde problem çözme, teklifte bulunma, planlama ve durumu gözden geçirme için kullanılan standart bir formata dönüşmüştür.
• Format önemli olmamakla birlikte, önemli olan bu formatın arkasındaki düşünce tarzı ve prosesidir.

Bir A3…

• Büyük ya da küçük tüm planı, çalışmayı tek parça A3 kağıt üzerinde gösterir
• Mutlaka görsel ve yoğunlaştırılmış olmalı, sadece gerekenlere yer vermelidir.
• Bir öykü anlatır, bilmeyen birinin bile konuyu anlamasını sağlar, hazırlayanın önerisini aktarır, uzlaşma ve karar için zemin oluşturur.
• Bölümlere ayrılmış
  • Mantıksal sıra ve yoğunlaştırılmış görsel bilgi
  • Mevcut durum / hedefler
  • Analiz
  • Çözümler, önlemler
  • Tavsiyeler, alternatifler
• Bölümlerin önemine göre yer ayrılmış
  • Metin kenarlarında yeterince boşluk
  • %70 doluluk
• Soldan sağa ve yukarıdan aşağıya
  • Bölümler çerçevelenmiş
  • Okuma sırası belirtilmiş
• Hazırlayan ve tarih belirtilmiş

Diğer  avantajlarına ilaveten ve özellikle;

• Standart bir süreç olarak,
  • Başkalarını ikna etmenizi ve
  • Başkalarını ve Konuyu derinlemesine anlamanızı kolaylaştırır.
• Organizasyon içinde diyalogun gelişmesine yardımcı olur.
  • Uzlaşıya varmayı
  • Etkin ve hızlı iletişim kurmayı
• Problem çözme sürecini geliştirir.
• Çalışanların inisiyatif ve sorumluluk almalarını cesaretlendirir.
• Çalışanların aynı amaca yönelmelerini sağlar.

A3 Düşünme tarzının ardındaki 7 element

1. Mantıksal düşünme süreci
2. Objektif yaklaşım
3. Sonuç ve süreç dengesi
4. Bilginin sentezlenmesi, damıtılması ve görselleştirilmesi
5. Hizalanma
6. Uyumluluk ve tutarlılık
7. Sistem bakışı

A3 kullanımından elde edilmesi hedeflenen amaç nedir?

1. Odaklı bir raporlama tekniğidir, sadece probleme, sebebe ve çözüme odaklandığı için yönetim zamanını kazandırır.
2. Problem çözme için düşünmeyi yönlendirici bir sistematik barındırır, PDCA çevriminin uygulanmasını temin eder.
3. Bir sorunun çözümü veya hedefin ulaşılabilmesi için üst ve astın beraber çalışarak kişisel gelişime ve öğrenmeye hizmet eder.
4. Stratejik hedeflere ulaşmada hizalanmayı ve hedefe ulaşılmasında ortak aklın kullanılmasını ve hedefin elde edilmesini sağlar.

İyi bir A3

• Arabaların parçalardan yapılması gibi bir A3 de olgulardan oluşur.
• Fakat bir depo dolusu parça nasıl araba değilse, yan yana dizilmiş olgular da bir A3 değildir.

A3 Düşünme

• PUKÖ’yü teşvik eder.
• Sorumlulukları ve sahipliği netleştirir.
• Gerçek problemler ve karşı tedbirler arasındaki ilişkiyi netleştirir.
• Bilgiye ve verilere dayalı etkin karşı tedbirlerin ve çözümlerin oluşturulmasına sebep olur.
• Organizasyonel ve operasyonel öğrenme aracı olarak görev yapar.

A3 Düşünme

A3 düşünme yaklaşımı, bireylerin, orta/üst kademe yönetimin ve sistemin “PUKÖ

Çevrimi yoluyla Organizasyonel öğrenme” si için düzenlenmiş prosesleri sağlar

A3 Rapor Formatı

A3 Raporu Hazırlama

• Başlık – Problemin, temanın veya konunun adını koyar
• Sahip / Tarih – Problem veya konunun sorumlusunun kim olduğunu ve son revizyon tarihini belirtir
• Geçmiş – İşin genel durumu ve konunun önemini tespit eder
• Mevcut Durum – Konu hakkında halihazırda ne bilindiğini açıklar
• Amaçlar / Hedefler – İstenen çıktıyı tanımlar
• Analiz – Mevcut durum ile istenen çıktı arasındaki farkın nedenlerini analiz eder
• Karşı Önlemler – Farkı kapatmak için bir dizi düzeltici faaliyet önerir
• Plan – Hedefe ulaşmak için kimin, neyi, ne zaman yapacağını belirler
• İzleme – Bir takip süreci tanımlar, kalan konuları önceden tahmin eder

A3’ü Kimler, Ne Amaçla Kullanabilir?

1.Her kademeden çalışanlar/bireyler,

2.Yöneticiler,

3.Örgütler..

A3’ü Kimler, Ne Amaçla Kullanabilir?

1. Her seviyeden bireyler A3’ü :
   • Projeler önermek,
   • İnisiyatif almak,
   • Konuya sahiplendiğini göstermek,
   • Fikirleri satmak,
   • Anlaşma sağlamak ve
   • Öğrenmek
     için bir araç olarak kullanabilirler.

2. Yöneticiler A3’ü :

• koçluk etmek ve öğretmek;
• açık sorumluluğu, sahipliği ve yükümlülüğü atamak;
• kendine bağlı çalışanlardan iyi planlar elde etmek; ve
• çalışanlarına rehberlik etmek için kullanabilirler

3. Örgütler A3’ü:

• kararları yerine getirmek,
• hedeflere ulaşmak ve işlerin yapılmasını sağlamak,
• insanları ve takımları ortak hedefler doğrultusunda hizalamak ve
• hepsinin ötesinde etkinlik, verimlilik ve iyileştirme için öğrenmek
  amacıyla kullanabilirler.

A3 nerelerde kullanılır?

1. Statü Raporlama, İletişim, gözden geçirme
2. Problem çözme
3. Stratejik planlama, politika oluşturma
4. Teklif, fizibilite, öneri sunma